Klink NijlandKorbeldAMI KappersIntersport Schutte

U bent hier

Privacybeleid

Inhoud

  1. Algemeen
  2. Verwerken van persoonsgegevens van leden
  3. Verwerking van persoonsgegevens van anderen (voor zover geen lid van de vereniging).
  4. Verstrekking aan derden
  5. Binnen en buiten de EU
  6. Foto's en video's
  7. Bewaartermijn
  8. Beveiliging
  9. Rechten omtrent uw gegevens
  10. Wijzigen van het privacy beleid
  11. Klachten of vragen
  12. Contactgegevens

1. Algemeen

HV Kwiek hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy-beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HV Kwiek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy-beleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HV Kwiek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy-beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

2. Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door HV Kwiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het voeren van een administratie voor het functioneren als handbalvereniging;
  • Contributieheffing en /of verstrekking van vergoedingen;
  • Het opzetten van de teamindeling
  • Het informeren van de leden voor sportactiviteiten;
  • Het informeren van de leden d.m.v. gerichte contacten.
  • Onderlinge communicatie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen door de ledenadministratie van HV Kwiek de volgende persoonsgegevens worden geregistreerd:

  • Achternaam
  • Voorletters / Roepnaam
  • Geslacht / Geboortedatum
  • Email-adres
  • Huisadres / Postcode / Woonplaats
  • Telefoon (vast en / of mobiel)
  • Periode lidmaatschap
  • Team-indeling
  • Erelid Datum / Datum Lid van Verdienste
  • Keuze Inzet Vrijwilliger
  • Datum overlijden
  • Bankrekening
  • NHV - Bondsnummer
  • Overig  (zoals Licentie / Scheidsrechter / trainer e.d.)

Uw persoonsgegevens worden door HV Kwiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men als lid aangemeld is. Daarna eventueel in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Na beëindiging van het lidmaatschap kunnen een beperkt aantal gegevens in een archiefbestand worden bewaard voor historische doeleinden.
    Het gaat hierbij met name om adresgegevens, lidmaatschapsperiode en sportprestaties. Zie hiervoor ook § 7 van dit document.

3. Verwerking van persoonsgegevens van anderen (voor zover geen lid van de vereniging).

Persoonsgegevens van betrokkenen zoals donateurs, sponsoren, leveranciers, scheidsrechters, trainers of andere geïnteresseerden anders dan leden worden door HV Kwiek verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
  • Contributieheffing en /of verstrekking van vergoedingen;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge of schriftelijke toestemming,
  • Aanmelding als betrokkene (zonder lidmaatschap)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen door de ledenadministratie van HV Kwiek de volgende persoonsgegevens worden geregistreerd:

  • Achternaam
  • Voorletters / Roepnaam
  • Geslacht / Geboortedatum
  • Email-adres
  • Huisadres / Postcode / Woonplaats
  • Telefoon (vast en / of mobiel)
  • Periode contact
  • Bankrekening
  • Overig  (zoals Licentie / Scheidsrechter / trainer e.d.)

Uw persoonsgegevens worden door HV Kwiek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een donateur, sponsor, leverancier, scheidsrechter, trainer, bestuursraadslid of geïnteresseerde (voor zover geen lid van de vereniging).
  • Na beëindiging van het contact kunnen een zeer beperkt aantal gegevens in een archiefbestand worden bewaard voor historische doeleinden. Het gaat hierbij met name om gegevens die betrekking hebben op de periode en het soort relatie. Zie hiervoor ook § 7 van dit document.

4. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  1. Het verzorgen van het relatiebeheersysteem (Sportlink);
  2. Het verplicht doorgeven van lidmaatschapsgegevens (NHV);
  3. Het hosten van onze website hvkwiek.nl (PCextreme);
  4. Wedstrijdanalyses (TeamTV).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

  1. Een verwerkersovereenkomst met Sportlink maakt standaard deel uit van de algemene voorwaarden. (https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000110291-standaardvoorwaarden-sportlink-verenigingen)
  2. Een verwerkingsovereenkomst met het NHV is niet nodig omdat zowel de bond als onze vereniging de persoonsgegevens bewerken. Hierdoor zijn zowel de bond als onze vereniging verwerkingsverantwoordelijke. Volgens de juristen behoeft in dat geval geen verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden.
  3. Een verwerkersovereenkomst met PCextreme maakt standaard deel uit van de algemene voorwaarden. Deze algemene voorwaarden staan op de website van HV Kwiek.
  4. De verwerkingsovereenkomst met TeamTV staat op de website van HV Kwiek.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij:

  • dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
  • u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

5. Binnen en buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

6. Foto’s en video’s

Op onze website en in onze Facebook pagina publiceren we regelmatig foto’s of video’s van sportende speelsters of andere verenigings-gerelateerde foto’s en video’s. Een foto van iemand, die herkenbaar op de foto staat, is een persoonsgegeven van die persoon.

Voor de analyse van wedstrijden van enkele selectieteams wordt gebruik gemaakt van de diensten van TeamTV. Hiervoor worden wedstrijdbeelden geupload naar de servers van TeamTV.

We vragen zo veel mogelijk toestemming van leden (of van de ouders als de leden jonger dan 16 jaar zijn) voor publicatie van deze foto’s en video’s. Dit doen wij middels een toestemmingsformulier. Indien iemand (wel of geen lid / of een ouder van een minderjarig kind) van mening is dat een bepaalde foto of video niet gepubliceerd mag worden kan hij melden per e-mail (zie § 11 en 12). We zullen de betreffende foto of video dan terstond verwijderen.

7. Bewaartermijn

HV Kwiek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Dit betekent dat financiële gegevens 7 jaar worden bewaard. Na beëindiging van het lidmaatschap of de verbintenis met betrokkenen (zoals bedoeld in hoofdstuk 2) worden de persoonsgegevens nog maximaal 1 jaar bewaard. Deze termijn wordt verlengd met de periode waarin een financiële afwikkeling nog niet is afgerond.

HV Kwiek bewaart een samenvatting van de persoonsgegevens in een archief. Dit archief is bedoeld voor clubhistorie en/of informatieverstrekking en uitnodigingen voor bepaalde activiteiten (zoals een reünie). Dit archief wordt bewaard bij de voorzitter.

8. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens HV Kwiek van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Dit geldt ook voor publicatie van foto’s waarop een belanghebbende herkenbaar staat afgebeeld. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. De vereniging raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

11. Klachten of vragen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Klachten m.b.t. publicatie:

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

12. Contactgegevens

Vragen over de AVG: avg@hvkwiek.nl
Klachten: secretaris@hvkwiek.nl


Laatste wijziging: 24 mei 2018